Tegelijk zijn al deze activiteiten nauw met elkaar verbonden. Naarmate ons bedrijf groeit, wordt het steeds belangrijker om inzicht te krijgen in de wisselwerking tussen onze verschillende vakgebieden.

• Hoe krijgen we een volledig overzicht van onze bedrijfsprocessen?
• Hoe kunnen we verbeterkansen identificeren zonder de dagelijkse werking in het gedrang te brengen?

Om deze uitdagingen aan te pakken, is DALEMANS een samenwerking aangegaan met BDO voor de uitrol van een Business Digital Twin-project. Deze aanpak maakt het mogelijk om de bedrijfsprocessen digitaal in kaart te brengen, zodat we ze beter kunnen structureren en optimaliseren.

Bedrijfsprocessen op grote schaal herbekijken

Het idee om de processen van DALEMANS in kaart te brengen, bestaat al enkele jaren. In 2018 werd een eerste modelleringsproject opgestart, maar door de beperkingen van de toenmalige tools kon deze aanpak niet duurzaam worden verankerd.

Door de diversiteit van onze activiteiten en onze internationale ambities werd het echter steeds belangrijker om een overkoepelend beeld van onze organisatie te krijgen. Daarom besloten we dit jaar het project nieuw leven in te blazen, met een duidelijk doel voor ogen: onze processen in kaart brengen ÉN de nodige fundamenten leggen om ze verder te ontwikkelen.

Bijna 100 stroomdiagrammen die onze verschillende vakgebieden met elkaar verbinden

Hoe breng je de werking in kaart van een bedrijf dat betrokken is bij elke fase van de levenscyclus van een gasdetectiesysteem?

Het antwoord ligt in een digitale proceskaart. Dit project resulteerde in bijna 100 stroomdiagrammen die de verschillende activiteiten binnen DALEMANS omvatten, van verkoop en productie tot rekrutering, onboarding en veiligheid.

Het doel is niet alleen om de taken van elke afdeling te documenteren, maar vooral om de werkprocessen in hun geheel zichtbaar te maken. Daarbij brengen we alle stappen, verantwoordelijkheden en interacties tussen de teams in kaart.

Neem bijvoorbeeld veiligheid, een thema waaraan we bijzonder veel belang hechten. Dankzij de proceskaart kan een medewerker nagaan welke veiligheidsmaatregelen hij moet toepassen, begrijpen hoe deze tot stand zijn gekomen en het volledige verloop van een incident volgen: van de eerste melding tot de analyse en eventuele corrigerende maatregelen.

Zo krijgt elke betrokkene een duidelijk beeld van zijn rol en begrijpt hij hoe zijn acties bijdragen aan het bredere proces.

De huidige processen begrijpen om die van morgen vorm te geven

De proceskaart maakt niet alleen de werking van DALEMANS inzichtelijk, maar vormt ook het vertrekpunt voor een traject van continue verbetering.

Samen met BDO hebben we twee complementaire modellen uitgewerkt: een weergave van onze organisatie zoals die vandaag functioneert (« AS IS ») en een toekomstbeeld van hoe we onze werking willen ontwikkelen (« TO BE »).

In een eerste fase baseerde BDO zich op onze interne documentatie en bestaande procesmodellen om een eerste proceskaart op te stellen.

• Het « AS IS »-model, dat onze huidige werking weergeeft, werd vervolgens tijdens interactieve workshops met onze medewerkers getoetst aan de dagelijkse praktijk. Dankzij deze gesprekken konden we de stroomdiagrammen valideren en vooral de mogelijke verbeterpunten identificeren.
• Op basis van deze inzichten werkte BDO een tweede model uit, het « TO BE »-model, dat laat zien hoe onze processen in de toekomst kunnen evolueren.

Het resultaat: een reeks verbeteracties op korte, middellange en lange termijn, gaande van kleine aanpassingen aan de documentatie tot meer ingrijpende transformatieprojecten.

Een gedeeld digitaal kenniskapitaal

Sinds de oprichting in 1985 heeft DALEMANS doorheen de jaren gespecialiseerde expertise opgebouwd op het vlak van gasdetectie. Vandaag beschikt het bedrijf over essentiële competenties in R&D, productie, engineering, verkoop en onderhoud.

Achter al deze vakgebieden schuilt een enorme rijkdom: de ervaring en kennis van onze medewerkers. Maar hoe kunnen we die kennis bewaren en efficiënt overdragen wanneer er nieuwe talenten bij het bedrijf komen?

Dat is een van de andere uitdagingen waarop de Business Digital Twin een antwoord biedt.

Door onze processen en verantwoordelijkheden te documenteren, zetten we een deel van onze operationele kennis om in een gedeelde digitale kennisbasis. Een belangrijke meerwaarde voor de onboarding van nieuwe medewerkers!

Waar we vroeger veel tijd moesten besteden aan het uitleggen van de bedrijfswerking, bieden de stroomdiagrammen nu een duidelijk overzicht van de verschillende activiteiten, de individuele verantwoordelijkheden en de interacties tussen de teams.

Zoals Gabriel Dalemans, Quality & HSE Coordinator bij DALEMANS, het verwoordt: « Het doel is om de vakkennis die vandaag vooral in de hoofden van onze medewerkers zit, om te zetten in een gestructureerd digitaal kenniskapitaal. »

Een model dat meegroeit met DALEMANS

De eerste modelleringsfase is inmiddels afgerond. Maar voor DALEMANS betekent dit zeker niet het einde van het Business Digital Twin-project. Integendeel!

De volgende uitdaging bestaat erin om voort te bouwen op het geleverde werk en een duurzame, interactieve tool te ontwikkelen waarmee we onze processen kunnen beheren en opvolgen. Concreet werken we aan een digitale omgeving waarin onze medewerkers eenvoudig door de verschillende afdelingen kunnen navigeren, relevante informatie kunnen raadplegen en werkprocessen in realtime kunnen volgen.

Maar de mogelijkheden reiken nog verder! Op termijn zal de integratie van kwantitatieve gegevens ons in staat stellen om verschillende scenario’s te simuleren en de gevolgen van veranderingen in onze activiteiten beter in te schatten.

Door bijvoorbeeld het aantal te verwerken documenten en de benodigde verwerkingstijd in te voeren, kunnen we knelpunten identificeren en mogelijke optimalisaties onderzoeken.

Groeien zonder het contact met onze klanten te verliezen

Door zijn processen beter te structureren, creëert DALEMANS de nodige basis om zijn verdere groei te ondersteunen, zonder de essentie uit het oog te verliezen: gasdetectieoplossingen ontwikkelen en leveren die beantwoorden aan de behoeften van onze klanten, vandaag én morgen.

We hopen dat dit artikel u een beter inzicht heeft gegeven in dit project, dat ons bijzonder nauw aan het hart ligt. We delen deze belangrijke mijlpaal dan ook graag met u! 🙌