Gleichzeitig sind alle Bereiche eng miteinander verknüpft. Mit dem Wachstum unseres Unternehmens wird es immer wichtiger, die Wechselwirkungen zwischen den verschiedenen Abteilungen und Tätigkeiten zu verstehen.

• Wie können wir uns einen umfassenden Überblick über unsere Unternehmensprozesse verschaffen?
• Wie lassen sich Verbesserungspotenziale erkennen, ohne den laufenden Betrieb zu beeinträchtigen?

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, hat sich DALEMANS mit BDO zusammengeschlossen, um ein Business-Digital-Twin-Projekt umzusetzen. Dieser Ansatz ermöglicht es, die Geschäftsprozesse eines Unternehmens digital abzubilden, um sie gezielter zu strukturieren und zu optimieren.

Geschäftsprozesse ganzheitlich neu betrachten

Die Idee, die Prozesse von DALEMANS systematisch zu erfassen, reicht bereits mehrere Jahre zurück. Schon 2018 wurde ein erstes Modellierungsprojekt ins Leben gerufen. Aufgrund der Einschränkungen der damals eingesetzten Tools konnte dieser Ansatz jedoch nicht langfristig etabliert werden.

Angesichts der Vielfalt unserer Tätigkeitsbereiche und unserer internationalen Wachstumsambitionen wurde es zunehmend wichtiger, einen ganzheitlichen Überblick über unsere Organisation zu gewinnen. Deshalb haben wir uns in diesem Jahr entschieden, das Projekt wieder aufzugreifen – mit einem klaren Ziel: unsere Prozesse systematisch abzubilden UND die notwendigen Grundlagen für ihre Weiterentwicklung zu schaffen.

Fast 100 Flussdiagramme verbinden unsere Geschäftsbereiche

Wie lässt sich die Arbeitsweise eines Unternehmens abbilden, das in jeder Phase des Lebenszyklus eines Gasdetektionssystems tätig ist?

Die Antwort liegt in einer digitalen Prozesslandkarte. Im Rahmen des Projekts entstanden fast 100 Flussdiagramme, die die verschiedenen Tätigkeitsbereiche von DALEMANS abdecken – vom Vertrieb und der Produktion über die Personalbeschaffung und das Onboarding bis hin zur Arbeitssicherheit.

Dabei geht es nicht nur darum, die Aufgaben der einzelnen Abteilungen zu dokumentieren. Vielmehr sollen die Arbeitsabläufe als Ganzes sichtbar gemacht werden, einschließlich aller Prozessschritte, Zuständigkeiten und Schnittstellen zwischen den Teams.

Ein Beispiel dafür ist die Sicherheit, der wir bei DALEMANS einen besonders hohen Stellenwert beimessen. Mithilfe der Prozesslandkarte können Mitarbeitende nachvollziehen, welche Sicherheitsmaßnahmen sie anwenden müssen, wie diese festgelegt wurden und welchen Ablauf ein Vorfall durchläuft – von der ersten Meldung über die Analyse bis hin zu möglichen Korrekturmaßnahmen.

So kann jeder Beteiligte seine eigene Rolle erkennen und verstehen, wie seine Tätigkeiten in einen übergeordneten Prozess eingebunden sind.

Die heutigen Prozesse verstehen, um die Prozesse von morgen zu gestalten

Die Prozesslandkarte macht nicht nur die Arbeitsweise von DALEMANS transparent, sondern bildet auch den Ausgangspunkt für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess.

Gemeinsam mit BDO haben wir zwei sich ergänzende Modelle entwickelt: eines, das unsere Organisation in ihrem heutigen Zustand abbildet („AS IS“), und ein zweites, das zeigt, wie wir unsere Prozesse künftig gestalten möchten („TO BE“).

In einem ersten Schritt nutzte BDO unsere interne Dokumentation und bereits vorhandene Prozessmodelle, um eine erste Prozesslandkarte zu erstellen.

• Das „AS IS“-Modell, das unsere aktuellen Abläufe darstellt, wurde anschließend in gemeinsamen Workshops mit unseren Mitarbeitenden mit der betrieblichen Praxis abgeglichen. Dieser Austausch ermöglichte es uns, die Flussdiagramme zu validieren und vor allem mögliche Verbesserungspotenziale zu identifizieren.
• Auf Grundlage dieser Erkenntnisse entwickelte BDO ein zweites Modell, das sogenannte „TO BE“-Modell. Es veranschaulicht, wie sich unsere Prozesse in Zukunft weiterentwickeln könnten.

Das Ergebnis: eine Reihe von Verbesserungsmaßnahmen für die kurz-, mittel- und langfristige Umsetzung – von kleineren Anpassungen der Dokumentation bis hin zu umfangreicheren Transformationsprojekten.

Ein gemeinsamer digitaler Wissensschatz

Seit seiner Gründung im Jahr 1985 hat DALEMANS über Jahrzehnte hinweg spezialisiertes Know-how im Bereich der Gasdetektion aufgebaut. Heute vereint das Unternehmen wichtige Kompetenzen in Forschung und Entwicklung, Produktion, Engineering, Vertrieb und Wartung.

Hinter all diesen Tätigkeitsbereichen steht eine wertvolle Ressource: die Erfahrung und das Wissen unserer Mitarbeitenden. Doch wie können wir dieses Wissen langfristig bewahren und effizient weitergeben, während unser Unternehmen wächst und neue Talente hinzukommen?

Genau hier setzt ein weiterer wichtiger Aspekt des Business Digital Twin an.

Indem wir unsere Prozesse und Zuständigkeiten dokumentieren, überführen wir einen Teil unseres betrieblichen Wissens in eine gemeinsame digitale Wissensbasis. Ein echter Mehrwert für das Onboarding neuer Mitarbeitender!

Während früher viel Zeit darauf verwendet werden musste, die Funktionsweise des Unternehmens zu erklären, ermöglichen die Flussdiagramme heute einen detaillierten Überblick über die verschiedenen Tätigkeiten, die jeweiligen Verantwortlichkeiten und die Zusammenarbeit zwischen den Teams.

Gabriel Dalemans, Quality & HSE Coordinator bei DALEMANS, bringt es auf den Punkt: „Unser Ziel ist es, das Fachwissen, das heute vor allem in den Köpfen unserer Mitarbeitenden steckt, in einen strukturierten digitalen Wissensschatz zu überführen.“

Ein Modell, das mit DALEMANS mitwächst

Die erste Modellierungsphase ist inzwischen abgeschlossen. Für DALEMANS ist das Business-Digital-Twin-Projekt damit jedoch keineswegs beendet. Ganz im Gegenteil!

Die nächste Herausforderung besteht darin, auf den bisherigen Ergebnissen aufzubauen und ein dauerhaft nutzbares, interaktives Instrument zur Prozesssteuerung zu entwickeln. Konkret arbeiten wir derzeit an einer digitalen Umgebung, in der sich unsere Mitarbeitenden einfach durch die verschiedenen Abteilungen navigieren, relevante Informationen abrufen und Arbeitsabläufe in Echtzeit verfolgen können.

Doch die Möglichkeiten gehen noch weit darüber hinaus! Langfristig soll die Integration quantitativer Daten es uns ermöglichen, unterschiedliche Szenarien zu simulieren und die Auswirkungen von Veränderungen in unseren Geschäftsaktivitäten frühzeitig abzuschätzen.

Indem wir beispielsweise die Anzahl der zu bearbeitenden Dokumente und die dafür benötigte Bearbeitungszeit erfassen, können wir Engpässe identifizieren und mögliche Optimierungsmaßnahmen untersuchen.

Wachsen und gleichzeitig nah an unseren Kunden bleiben

Durch die systematische Strukturierung seiner Prozesse schafft DALEMANS die Voraussetzungen, um sein weiteres Wachstum gezielt zu unterstützen und sich gleichzeitig auf das Wesentliche zu konzentrieren: Gasdetektionslösungen zu entwickeln und bereitzustellen, die den Anforderungen unserer Kunden gerecht werden – heute und in Zukunft.

Wir hoffen, dass Ihnen dieser Artikel einen Einblick in ein Projekt geben konnte, das uns besonders am Herzen liegt. Wir freuen uns, diesen wichtigen Meilenstein mit Ihnen teilen zu können! 🙌